Gerade bei kleinen und mittelständischen Betrieben kommt es in Zeiten der Digitalisierung auf viele neue Anforderungen an: Servicekultur, innovative Technologien, Flexibilität. Bei diesen Bereichen des Kerngeschäfts bleiben bestimmte andere Aufgaben liegen oder können nicht zur vollsten Zufriedenheit gelöst werden. Die Lösung für viele KMU kann daher sein, in Outsourcing zu investieren, um mehr Raum und Kapazitäten für das eigentliche Geschäft zu schaffen und nach außen dennoch wie ein Rundumversorger zu wirken. Wir zeigen Ihnen, was das bedeutet, ob es für Sie infrage kommt und welche Punkte genau ins Outsourcing verlagert werde können.

Was bedeutet Outsourcing?

Im Wesentlichen lässt sich das Outsourcing einer Geschäftsstrategie sehr schnell erklären. Dabei handelt es sich um das externe Vergeben ganzer Aktivitäten und Projekte, die zuvor im Unternehmen umgesetzt wurden. Das nun von außen oder vom Einzelnen beauftragte Unternehmen ist Experte im jeweiligen Outsourcing-Bereich und kann daher Qualitätsarbeit in meist größerem Umfang anbieten. Wichtig ist, dass beim Outsourcing nur Nebentätigkeiten ausgelagert werden. Die sogenannten Nebenfunktionen sind notwendig, um die Haupttätigkeit eines Unternehmens ausüben bzw. zum Funktionieren zu bringen. Wir wissen jetzt, was Outsourcing im Allgemeinen bedeutet. Dabei kann der Bereich Outsourcing viele Formen annehmen:

• Internes Outsourcing
• BPO (Business Process Outsourcing)
• Knowledge Process Outsourcing
• Offshore-Outsourcing
• Out-Servicing

Wann lohnt sich Outsourcing?

Eines vorweg: Ihre Bilanzen zu kennen ist das A und O – ohne geht es nicht für eine angemessene Beurteilung. Diese Grundregel gilt auch für jedes größere Unternehmen, das neben dem Gründer mindestens einen Mitarbeiter beschäftigt. Das Wissen über Ihre Finanzen gibt Ihnen die Grundlage zu bewerten, ob Sie Mitarbeitende weiterqualifizieren, neues Fachpersonal einstellen oder bestimmte Aufgaben extern vergeben. Es gibt jedoch noch eine Möglichkeit: Sie müssen nicht alles selbst machen oder vergeben, sondern Sie können auch einen Inhouse-Experten beauftragen, was natürlich auch mit Kosten verbunden ist. Auch hier ist es Ihre Aufgabe, detaillierte Berechnungen anzustellen und weitere Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung abzuwägen, um zu prüfen, ob Outsourcing sinnvoll ist. Natürlich ist es auch möglich, nur Teilaktivitäten auszulagern – das gilt jedoch meistens nur bei abschließbaren Projekten.

Grundsätzlich lässt sich daher nicht sagen, welche Aufgaben Sie auslagern sollten und welche nicht, diese Entscheidung hängt immer vom Einzelfall ab. Generell ist ein Outsourcing immer dann eine Überlegung wert, wenn große Investitionen erforderlich sind oder das eigene Fachwissen fehlt. Schließlich ist es nicht immer sinnvoll, einen Mitarbeiter einzustellen oder weiterzubilden, zum Beispiel für Marketing-, Buchhaltungs- oder andere Tätigkeiten, wenn dieser günstig eingekauft werden kann.

Outsourcing: Ideen

Outsourcing wird mittlerweile in fast allen Unternehmensbereichen eingesetzt. Das Prinzip lässt sich auf verschiedene Weise anwenden und ist gerade dafür so beliebt. Trotz der Allgemeingültigkeit gibt es einige Bereiche, die für das Outsourcing besonders typisch sind:

• Lohnbuchhaltung outsourcen,
• Logistik wie Versand und Retouren – vor allem bei Online-Shops,
• IT und Netzwerkadministration,
• Marketing und Unternehmenskommunikation.

Vor- und Nachteile von Outsourcing

Während Outsourcing auf den ersten Blick lohnenswert scheint, ist diese Art Geschäftsstrategie immer mit Vorsicht zu genießen. Im Folgenden finden Sie jede Menge Vor- und Nachteile, die Ihnen helfen, Outsourcing besser einzustufen und zu bewerten. Die Vorteile sind:

• Durch die externe Vergabe von bestimmten Aufgaben können sie Kosten sparen. Diese Ersparnis setzt sich vor allem aus weniger Personalkosten und der Tatsache zusammen, dass bestimmte Arten des Outsourcings steuerlich geltend gemacht werden können.
• Sie sparen Zeit: Vor allem in Servicebereichen wie Support und Beratung können externe Dienstleister viel Arbeit abnehmen, die sonst zu viel Zeit bei Ihrem Büropersonal einnimmt.
• Nutzen Sie die Flexibilität des Outsourcings: Die meisten Anbieter berechnen lediglich reale Kosten. Bei einer externen Lohnbuchhaltung zahlen Sie dann beispielsweise auch nur tatsächlich geleistete Abrechnungen.

Die Nachteile sind:

• Sie gewähren durch Outsourcing Einblick in sensible Daten wie Kundendaten oder Personaldaten.
• Es wird mehr Kommunikation nötig sein, denn ein externer Dienstleister muss erst Ihre Unternehmenskultur verstehen, um entsprechend der bestmöglichen Lösungen anzubieten.
• Sie machen sich abhängig, wenn Sie mit Dienstleistern entsprechende Verträge aufsetzen und diese nur unzureichende Leistung erbringen. Sichern Sie sich also mit möglichst kurzfristigen Kündigungsfristen ab.